FAQ – Domande frequenti su ProntoURP

Sì: la Legge n. 150 del 7 giugno 2000, “Disciplina della comunicazione ed informazione nelle P.A.”, dispone che le pubbliche amministrazioni istituiscano al proprio interno l’URP per “garantire l’esercizio dei diritti di informazione, di accesso e di partecipazione di cui alla legge 7 agosto 1990, n. 241”.

I successivi aggiornamenti normativi in materia hanno inoltre reso obbligatorio l’uso di opportune tecnologie telematiche per promuovere la partecipazione e snellire i processi amministrativi.

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Certo. È disponibile una specifica configurazione per le realtà sanitarie che consente ad esempio la gestione degli elogi.

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Gestire l’Ufficio Relazioni con il Pubblico attraverso un applicativo informatico permette di ricevere le istanze dei cittadini da molteplici canali, compreso lo sportello fisico, e fornire le adeguate risposte al cittadino, liberando gli operatori incaricati da procedure che richiedono un notevole dispendio di risorse.

Il software infatti guida gli operatori nell’esecuzione di procedure standardizzate, con il vantaggio di azzerare gli errori ed eliminare la possibilità che una pratica venga smarrita nella gestione ordinaria del servizio, grazie a un monitoraggio capillare e a un sistema di archiviazione digitale efficiente e sicuro, a norma GDPR.

Nel “Piano triennale per l’informatica nella PA 2024-2026” AGID ribadisce il principio che digitale e mobile sono la prima opzione (digital & mobile first). Le pubbliche amministrazioni devono erogare i propri servizi pubblici in digitale e fruibili su dispositivi mobili, considerando alternative solo in via residuale e motivata, attraverso la “riorganizzazione strutturale e gestionale” dell’ente ed anche con una “costante semplificazione e reingegnerizzazione dei processi”.

Certo. Le pubbliche amministrazioni devono adottare in via esclusiva sistemi di identità digitale definiti dalla normativa. ProntoURP garantisce l’accesso per il cittadino con questi sistemi.

Di seguito una panoramica delle principali funzioni del software ProntoURP:

• Inserimento e gestione delle richieste via web o da sportello
• Possibilità di integrazione con i sistemi di protocollo dell’Ente
• Il cittadino può iscriversi in totale autonomia e gestire le proprie segnalazioni, allegando foto o documenti
• Gestione stato dei ticket
• Riassegnazione delle richieste tra operatori
• Definizione di categorie e priorità
• Configurazione personalizzata dei ruoli e dei permessi in piattaforma sulla base delle strutture organizzative dell’Ente
• Notifiche automatizzate ai cittadini e agli operatori interni
• Gestione comunicazione interna tra operatori dell’ente
• Integrato con tutti gli applicativi DigitalPA dedicati alla comunicazione istituzionale: Portale eGov, App Comuni, Accesso Civico PA e TrasparenzaPA

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L’app è disponibile sia su Google Play Store che su App Store di Apple. Per trovare l’app di proprio interesse, non dovranno far altro che cercare l’applicazione insieme al nome del Comune o dell’Ente.

L’app ProntoURP, oltre a consentire l’invio e il monitoraggio delle segnalazioni, permette di:

• Pubblicare il calendario rifiuti e il rifiutologo, con visualizzazione settimanale, suddivisione tra le diverse zone di raccolta e notifiche push selezionabili dall’utente
• Gestire una pagina informativa su orari e contatti dell’ufficio URP
• Visionare i contatti diretti e accedere al sito istituzionale

Utilizzando il servizio ProntoURP insieme ad App Comuni, si ha il vantaggio di creare un sistema unico per la pubblicazione di differenti comunicazioni istituzionali: allerte, news, avvisi, bandi, raccolta differenziata, informazioni turistiche e tanto altro. Visita www.appcomuni.it per maggiori informazioni >>

Per ottimizzare ulteriormente il processo di pubblicazione, ProntoURP si integra al sito istituzionale Portale eGov e a TrasparenzaPA, il software per la gestione completa degli adempimenti di trasparenza amministrativa. Basterà quindi inserire una sola volta la comunicazione per pubblicarla in automatico su tutti i canali selezionati.

Ogni cliente riceve un sistema chiavi in mano attraverso un’installazione personalizzata, che consente la gestione dell’URP da qualunque sede o dispositivo. I costi relativi all’installazione e alla gestione dell’Infrastruttura IT sono a carico di DigitalPA, garantendo standard di sicurezza e protezione dei dati tra i più elevati sul mercato.

Le specifiche di sicurezza includono:

• Server dedicati DigitalPA – Massima protezione dei dati e dei livelli di sicurezza, garantiti sia dalle certificazioni ISO aziendali (9001, 27001, 22301) che dall’infrastruttura IT targata Oracle (Oracle OCI)
• OWASP tested – adozione e test attraverso le migliori pratiche di settore in tema di vulnerabilità e sicurezza
• Firewall hardware e Software integrato – Ogni piattaforma dispone di un firewall integrato con strettissime regole, che limitano gli accessi e le azioni agli esclusivi compiti dedicati al software. I firewall si integrano e potenziano ulteriormente la sicurezza
• Blocco IP – Accesso al backoffice limitato alla lista di indirizzi IP fornita dal committente, accessibile dalla rete internet o esclusivamente dalla intranet
• Certificato SSL – Il software gestionale è accessibile esclusivamente tramite HTTPS (Secure Sockets Layer) IP e certificato SSL sono dedicati per ciascun cliente.

Le segnalazioni, accessibili dal pannello gestionale del software, possono essere visualizzate e gestite dagli uffici indicati, che riceveranno notifiche su ogni passaggio relativo alla segnalazione.

In fase di configurazione del sistema, l’Ente deciderà quali categorie di segnalazioni inserire e quali operatori abilitare alla gestione di una o più categorie. L’elenco delle categorie può essere ampliato, ridotto o modificato in qualsiasi momento.

Ogni segnalazione potrà essere gestita direttamente dall’operatore o essere inoltrata ad altro servizio/operatore, oppure gestita in modalità collaborativa.

Non ci sono limiti al numero di utenti che possono utilizzare il gestionale ProntoURP nello stesso momento. La potenza dei server e dell’infrastruttura informatica messa a disposizione da DigitalPA consentono a migliaia di utenti di lavorare in contemporanea, per la gestione ottimale anche di strutture organizzative molto complesse.

Utilizzando il GPS del cellulare, è possibile includere il punto esatto in cui è presente il problema segnalato, e allegare foto.

In caso di mancata connessione internet, l’app memorizzerà le coordinate sulla mappa, inviandole successivamente.

Nel gestionale è compreso un potente servizio di statistiche e reportistica, che vi permetterà di monitorare l’intero flusso delle richieste producendo report dettagliati sulle tipologie di richieste, i tempi di risposta dell’Ente e le performance dei vari uffici. Il pannello di gestione consente infatti ai responsabili di monitorare l’andamento della gestione delle segnalazioni, controllando che i ticket vengano gestiti entro la data di scadenza. I report sono visionabili ed estraibili da apposita sezione riservata.

Sì: basta un semplice link da pubblicare sul sito istituzionale dell’Ente, per permettere l’accesso diretto ai cittadini. Inoltre, personalizzando l’aspetto grafico dell’interfaccia pubblica di ProntoURP, verrà mantenuta coerenza tra sito internet e URP digitale.

Oltre a ProntoURP, è possibile integrare le altre soluzioni DigitalPA dedicate alla trasparenza e alla comunicazione istituzionale: TrasparenzaPA, Portale eGov, App Comuni e Accesso Civico PA.

Contattaci

Le Amministrazioni che utilizzano ProntoURP possono sempre fare riferimento all’help desk DigitalPA. All’atto della sottoscrizione contrattuale verranno consegnati i numeri di contatto prioritario.

Dal pannello di gestione del software, è inoltre possibile accedere alla sezione dei manuali e delle videoguide, sempre aggiornati, oltre al link diretto per accedere all’help desk.

No, gli aggiornamenti evolutivi sono sempre gratuiti per tutta la durata del contratto.

Per le PA, la procedura di acquisto è molto semplice: grazie ai costi contenuti, è possibile procedere tramite affidamento diretto utilizzando MEPA o qualsiasi altra piattaforma di e-procurement utilizzata.

I consulenti DigitalPA sono sempre a vostra disposizione per fornire ulteriori chiarimenti o formulare un preventivo personalizzato sulla base delle esigenze dell’Amministrazione.

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I costi sono personalizzati in base alle dimensioni dell’Ente e ai servizi da attivare. Nel canone annuale sono inclusi l’erogazione e il mantenimento del servizio, la manutenzione evolutiva del software e l’assistenza dedicata.

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Le tempistiche di attivazione sono molto brevi. Dopo la fase propedeutica all’attivazione dell’URP, che include la formazione del personale e l’autorizzazione alla visibilità del sistema e alla pubblicazione dell’app sui principali store, basteranno pochi giorni per rendere disponibile il servizio ai cittadini.

• Legge n. 241 del 7 agosto 1990, “Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi.”
• Direttiva del Presidente del Consiglio dei Ministri dell’11 ottobre 1994, “Direttiva sui principi per l’istituzione ed il funzionamento degli uffici per le relazioni con il pubblico”
• Legge n. 150 del 7 giugno 2000, “Disciplina delle attività di informazione e di comunicazione delle pubbliche amministrazioni”
• P.R. n. 422 del 21 settembre 2001, “Regolamento recante norme per l’individuazione dei titoli professionali del personale da utilizzare presso le pubbliche amministrazioni per le attività di informazione e di comunicazione e disciplina degli interventi formativi”
• Direttiva 7 febbraio 2002, “Attività di comunicazione delle pubbliche amministrazioni”
• Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82, “Codice dell’amministrazione digitale”

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